+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Создание страхового фонда архивных документов

Создание страхового фонда архивных документов

Обеспечение сохранности части документов, составляющих архив организации - это обязанность учредителей, директоров и собственников организаций любой формы собственности и любого вида хозяйственной деятельности. В первую очередь бережного хранения требуют уставные документы и кадровые - однако и по ряду бумаг и дел, не относящихся к классу постоянного хранения, тоже требуется соблюдать осторожность, оберегая их от порчи и пропажи. Чтобы обеспечить сохранность дел, лучше всего - создать страховой фонд архивных документов, а также хранилище, куда будут помещены копии бумаг. Отобранные документы и дела тщательно подготавливаются к копированию, после чего на их основе создается страховой фонд архивных документов. В большинстве случаев самостоятельное создание и ведение страхового фонда архивных документов не может быть реализовано - препятствия возникают ещё на этапе отбора.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документы в АРХИВ на долгие годы хранения! (инструкция)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Создание страхового фонда архивных документов

Создание страхового фонда документов и фонда пользования. Страховой фонд документов представляет собой совокупность страховых копий документов и создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов, является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов в специальных хранилищах страхового фонда.

Фонд пользования представляет собой совокупность копий документов Архивного фонда Российской Федерации, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов.

Очередность страхового копирования определяется ценностью и информационной значимостью документов, физическим состоянием и интенсивностью обращения к ним. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы которых находятся в плохом физическом техническом состоянии и наиболее интенсивно используются, а также цветные кино- и фотодокументы, фотодокументы на стеклянной основе. Подготовка документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с правилами выдачи документов из хранилищ см.

При этом проверяется их физическое состояние, выявляются документы с малоконтрастными или угасающими текстами, а также документы, требующие реставрации и консервационно - профилактической обработки. Страховое копирование проводится по фондам с соблюдением систематизации единиц хранения в описи, которая копируется перед ними.

Страховому копированию подлежат все документы единицы хранения. При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело.

По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией - изготовителем страховых копий заново. Страховое копирование документов осуществляется в соответствии с типовыми технологическими регламентами и другими действующими нормативно - техническими документами. Исполнитель несет ответственность за сохранность копируемых документов в течение всего времени нахождения документов в лаборатории.

Страховой копией документа на бумажной основе является негативная микроформа микрофильм или микрофиша 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогеносеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати. Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати.

Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте соответствующего типа. На уникальные фонодокументы страховые копии могут изготавливаться способом механической звукозаписи граморигинал 1, 2. Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

Фонд пользования, изготовленный в результате работ по страховому копированию документов, создается в обязательном комплекте. Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в формате Betacam;.

Порядок включения в фонд пользования копий документов, созданных в процессе других видов работ, определяется архивом. В фонд пользования включаются, как правило, копии полностью скопированных единиц хранения.

Копии отдельных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок документов. Все страховые копии должны соответствовать оригиналу как по содержанию, так и по ряду внешних признаков. Изготовитель страховых копий должен гарантировать соответствие всех выпускаемых копий требованиям действующих нормативно - технических документов по страховому копированию. Все страховые копии проходят технический контроль в лаборатории или организации - изготовителе, сведения об их качестве фиксируются в актах технического состояния копии страхового фонда по формам в соответствии с отраслевыми нормативными документами.

При приеме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния, визуально - техническое состояние копий. Результаты технического контроля фиксируются в акте технического состояния страховой копии, где дается заключение о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ и устанавливаются сроки следующего технического контроля.

Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий документов и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования. Объем и периодичность работы по проверке наличия и состояния копий фонда пользования определяется с учетом его общего объема, состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий хранения.

Централизованное хранение страховых копий осуществляет бесплатно Центр хранения страхового фонда ЦХСФ - специальное хранилище системы Федеральной архивной службы России. Для получения согласия на отправку страховых копий в ЦХСФ архив представляет в вышестоящий орган управления архивным делом докладную записку о готовности к отправке страховых копий с указанием количества единиц хранения, с которых изготовлены эти копии, объема копий в единицах учета, единицах хранения, кадрах, метраже, времени звучания , их состояния, наличия описей страхового фонда и актов технического состояния.

Разрешение на передачу страхового фонда документов в Центр хранения страхового фонда дает Федеральная архивная служба России. Прием - передача страхового фонда осуществляется на основании приказа Федеральной архивной службы России по акту Приложение N 25 , к которому прилагаются:. Страховые копии в порядке расположения их в описи помещаются в соответствующую тару для транспортировки, имеющую порядковую нумерацию в пределах отправляемой партии, и направляются в ЦХСФ в опломбированных контейнерах.

В сопроводительном документе на транспортную тару указывается ее количество и число страховых копий в ней, ставятся подписи должностных лиц, ответственных за передачу. Акты приема - передачи с приложениями см.

После отправки контейнеров архив извещает ЦХСФ о количестве отправленных контейнеров и дате отправки. Закрыть закон о естественных монополиях жилищный кодекс рф закон о недрах федеральный закон о несостоятельности банкротстве закон об ооо закон о полиции о порядке въезда и выезда Федеральный закон О государственном банке данных о детях, оставшихся без попечения родителей закон об обращениях Федеральный закон Об индивидуальном персонифицированном учете N ФЗ.

Бесплатная консультация. Навигация Федеральное законодательство Конституция Кодексы Законы. Общие положения 1. Архивный фонд Российской Федерации 1. Архивный фонд и приравненные к нему совокупности архивных документов как общее учетно - классификационное понятие 1.

Государственный архив Раздел 2. Организация документов в пределах Архивного фонда Российской Федерации 2. Организация документов в государственных архивах 2. Фондирование архивных документов 2. Организация документов в пределах архивного фонда 2. Нефондовая организация аудиовизуальных, машиночитаемых электронных документов Раздел 3.

Управление архивом 3. Планирование и отчетность архива 3. Организация труда работников архива 3. Выполнение платных работ и услуг. Маркетинг архивной информации 3. Научно - методическая работа архива 3. Организация применения информационных технологий в архиве 3. Организация работы архива с издательством 3.

Правовая охрана информационных продуктов, созданных в архиве 3. Профессиональная этика архивиста 3. Ответственность работников архива за нарушение Основных правил работы государственных архивов Раздел 4. Понятие обеспечения сохранности документов 4. Создание оптимальных условий хранения документов 4. Размещение документов в хранилищах 4.

Контроль наличия, технического и физико - химического состояния документов 4. Специальная физико - химическая и техническая обработка документов 4. Выдача документов и описей из хранилища 4. Контроль за сохранностью выданных документов. Возвращение документов в хранилища 4.

Страхование архивных документов. Порядок оформления временного вывоза документов за рубеж и за пределы субъекта Российской Федерации 4. Выявление уникальных и особо ценных документов 4. Создание страхового фонда документов и фонда пользования 4. Обеспечение сохранности документов при чрезвычайных ситуациях Раздел 5.

Понятие и правовые основы учета документов 5. Единицы учета документов 5. Организация учета документов в архиве 5. Система учетных документов архива, их целевое назначение и требования к ведению 5. Порядок учета документов 5. Учет страхового фонда и фонда пользования 5. Учет музейных предметов и библиотечных фондов Раздел 6. Комплектование архива и экспертиза ценности документов 6. Организационно - методическое руководство и контроль за работой архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве Раздел 7.

Описание архивных документов и научно - справочный аппарат к документам архива 7. Понятие, уровни и элементы описания документов 7. Описание на основных уровнях 7. Научно - справочный аппарат 7. Архивные справочники 7.

Автоматизированный научно - справочный аппарат 7. Подготовка архивных справочников к изданию Раздел 8. Понятие и правовые основы использования документов 8. Формы использования документов 8. Виды запросов и информационных документов 8. Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами 8. Работа читального зала архива 8. Обеспечение доступа пользователей к архивным документам 8.

Страховой фонд документов

Страховой фонд пользования в виде микрофиш создается для защиты от порчи или утраты ценных бумажных массивов архивных документов. Создание резервных копий уникальных документов позволяет не только обеспечить надежное защищенное хранение первоисточников, но и освободить площади от бумажной документации. Данное решение позволяет минимизировать риски, связанные с ненадежностью бумажных архивов. Преимуществами решения также являются: надежная защита оригиналов от преждевременного износа, хранение информации на компактных носителях, удовлетворение повышенного спроса пользователей путем использования копий документов. Автоматизация основных направлений деятельности государственных и муниципальных архивов.

Успешная деятельность любой коммерческой организации напрямую зависит от того, насколько грамотно организована система хранения наиболее ценных документов. Если вы пока не знаете, для чего нужен страховой фонд архивных документов вашей компании, то эта статья позволит вам найти ответ на поставленный вопрос.

Создание страхового фонда стратегической информации и культурного наследия регламентируется различного рода постановлениями органов государственной власти:. Все вышеперечисленные законы обязывают учреждения, работающие с архивными документами, документами на объекты повышенного риска и объекты систем жизнеобеспечения, создавать страховой фонд документации на основе микрографических носителей. Это обусловлено тем, что только микрографические носители являются единственным общепринятым стандартом долговременного хранения документации и позволяют гарантировать:. Благодаря всем вышеперечисленным свойствам микрографических носителей, в случае утраты бумажного оригинала, документы на микроформах могут быть признаны на правах подлинника.

Законодательная база Российской Федерации

Создание страхового фонда документов и фонда пользования. Страховой фонд документов представляет собой совокупность страховых копий документов и создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов, является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов в специальных хранилищах страхового фонда. Фонд пользования представляет собой совокупность копий документов Архивного фонда Российской Федерации, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов. Очередность страхового копирования определяется ценностью и информационной значимостью документов, физическим состоянием и интенсивностью обращения к ним. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы которых находятся в плохом физическом техническом состоянии и наиболее интенсивно используются, а также цветные кино- и фотодокументы, фотодокументы на стеклянной основе. Подготовка документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с правилами выдачи документов из хранилищ см. При этом проверяется их физическое состояние, выявляются документы с малоконтрастными или угасающими текстами, а также документы, требующие реставрации и консервационно - профилактической обработки. Страховое копирование проводится по фондам с соблюдением систематизации единиц хранения в описи, которая копируется перед ними.

Для чего нужен страховой фонд архивных документов

Любая организация имеет собственный архив документов, который должен быть надежно защищен от порчи или же утери важной документации. Для обеспечения ее сохранности создается страховой фонд архивных документов, который позволяет эффективно решить данную задачу. Особое внимание необходимо уделять уставным и кадровым документам, которые имеют определенный срок хранения и могут представлять собой ценность, как в период работы организации, так и после ее закрытия. Однако бережного хранения требуют также и документы, не относящиеся к классу постоянного хранения. Обеспечить должную сохранность документации позволяет грамотное создание страхового фонда, которое представляет собой достаточно сложный процесс, требующий строгого соблюдения установленных правил и этапов создания фонда.

Создание страхового фонда является одним из важнейших направлений деятельности архивных учреждений по обеспечению сохранности документов. Проблема выделения в архивном материале наиболее ценной его части возникла в зарубежном архивном деле в первой четверти ХХ в.

.

Комплексное оснащение лаборатории для создания страхового фонда документов

.

.

.

Создание страхового фонда архивных документов от компании Столичный Архивист.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. tingsumpru

    Лукас в поддержку

© 2018-2019 infodrink.ru